ERP系統(tǒng)之：EXCEL單據(jù)管理

2017-08-01

今天講一下EXCEL單據(jù)管理，我們從以下四個方面去講解。第一，講一下excel單據(jù)管理的模板種類；第二，給大家示范一下excel單據(jù)的上傳與下載；然后講一講權(quán)限的管控和運行；最后給大家稍微講一下excel單據(jù)的設(shè)計和修改。

我們切換到ERP軟件界面系統(tǒng)維護(hù)，下面就有一個EXCEL單據(jù)管理，我們看到這里面左邊有很多這樣的類型，就是對應(yīng)的單據(jù)，這是我們剛才說到要給大家介紹的類型。一個是我們流程當(dāng)中會要用到的，比如說報價單、銷售訂單、采購訂單之類常用的一些excel格式，比如雙擊一下報價單，它就會出來對應(yīng)的單據(jù)模板。然后再看下采購訂單，他就會列出來這個類型。下面預(yù)置了幾個單據(jù)模板，那么它對應(yīng)的比如說我們xy01這個模板，我們可以在訂單這里面看出來，這樣的話就可以直接進(jìn)去進(jìn)行一個導(dǎo)出，這就是對應(yīng)的一份采購合同這樣的一個格式。除了打印的這些單據(jù)以外，我們excel單據(jù)管理還有一個功能，可以輸出excel格式的報表，這里下面有一些統(tǒng)計報表-excel統(tǒng)計報表，這里面的最常用的可能就是庫存流水賬，我們可以說在7月1號到8月10號這之間的，我們來看一下報表，上面的都是可以輸?shù)模话銇碚f，我們主要關(guān)注一下時間就可以了，他就是類似于庫存的流水賬，他會告訴你每個型號他什么時候領(lǐng)了，什么時候入庫了，最后庫存還有多少這樣的一個庫存流水賬，像這些我們稱之為excel統(tǒng)計報表，當(dāng)然我們系統(tǒng)里面也會預(yù)置一些。假如說我們客戶有需求，想要新增一些非常符合自己公司的數(shù)據(jù)要求的報表，我們可以做一些付費的開發(fā)，具體的費用我們會根據(jù)報表的難度進(jìn)行一個商定，到時候可以跟我們工程師進(jìn)行一個協(xié)商，這個是需要額外收費的一個項目。

好，這是我們講到的兩個類型，另外我們來介紹一下excel單據(jù)的上傳和下載。我們先講下載，然后再講上傳。比如說我們現(xiàn)在報價單點擊下載，我們可以看到下面就會有一個模板對應(yīng)的目錄。默認(rèn)而言，我們模板對應(yīng)的目錄就是在c盤下面的Template目錄。我們點擊下載到本地。到c盤的這個目錄下面看一下有沒有這個單據(jù)。大家可以看到這里就是我們剛才所下載的模板，這個模板是有兩個文件組成的，一個是數(shù)據(jù)的表現(xiàn)，就是一個excel表格，他會有一些變量的參數(shù)設(shè)置在里面；那么另外一個還配套了一個txt的，它是數(shù)據(jù)來源的一個取值文檔，就是把你的變量所對應(yīng)的值給取到這里來。對于用戶來說，它并不需要我們的英文，你只需要根據(jù)這里面的對應(yīng)關(guān)系去對應(yīng)設(shè)置就可以了。我們來看一下比如說聯(lián)系人是內(nèi)容里面對應(yīng)的第四個，那么在txt里面可以找到跟內(nèi)容相關(guān)的聯(lián)系人，它就會自動的帶出來，這個方法就是告訴大家其他的參數(shù)你也可以用這個方法來進(jìn)行一個調(diào)取，這是模板的一個設(shè)計。當(dāng)然了，這個txt里面的是分為兩段的，一個是表頭的，部分就是內(nèi)容，另外一個也給大家介紹過，是一個單據(jù)，它屬于一個明細(xì)列，這里也會有很多字段，這里也是根據(jù)各自的需要去進(jìn)行一個設(shè)置，比如說這些的數(shù)字是12或者17，它不是說是必須要有的，只是給大家一個參考。這只是為了一個對應(yīng)的方便，所以我們這個excel表里面它下面就是這個明細(xì)列，明細(xì)列前面是以#為主，內(nèi)容的是以&符號。以后大家上手的話也是非常的容易。我們剛才講的是下載，上傳就更簡單了，只需要點擊上傳，然后去選你對應(yīng)的txt文件和對應(yīng)的excel文件，當(dāng)然你上傳之前一定要記得你這個模板要放到c盤下面的Template這個文件目錄里面，如果說你這個目錄沒有的話，你下載和上傳都是不對的，我們選好之后就點擊從本地上傳，這樣就已經(jīng)成功了。就是說修改完之后，然后再把它上傳回來。另外一個就是直接有一個新增的報價單模板。所屬組就是單據(jù)相關(guān)的類型，報表名稱自己輸入一下就可以了，那么可以看到我們這里已經(jīng)有兩個報價單了。那么我們在銷售管理里面報價單導(dǎo)出excel的時候，我們可以看到有兩個模板可以進(jìn)行一個選擇，我們默認(rèn)來說ERP軟件里面是支持四個excel模板的，因為每一家的模式不一樣，那么你到時候還要進(jìn)行一個刪除，所以說我們就這樣的來做了一個配置，這是我們的新增和上傳給大家做了一個介紹。

另外一個還有一個權(quán)限，比如說你上傳了這個模板，每個人都可以看得到的，那可能就是說其他的賬號不一定看得到。我們接下來試一下用銷售經(jīng)理的賬號登錄ERP系統(tǒng)，我們可以新增一個報價單。在這里你會發(fā)現(xiàn)銷售員也可以看得到我們的報價單，那有沒有什么辦法不讓銷售經(jīng)理看到這個模板呢？在這里我們把03報價單的權(quán)限分配給銷售經(jīng)理，02的權(quán)限不分配給他我們試一下，看一下有沒有什么區(qū)別。我們在報價單里面去點擊02模板的時候就沒有反應(yīng)，點擊03模板就會進(jìn)行一個導(dǎo)出，這就是區(qū)別。現(xiàn)在是02模板不能打開，這個時候我們再對這個權(quán)限進(jìn)行一個設(shè)置。把02的權(quán)限也分配給銷售經(jīng)理，我們在這里面再次進(jìn)行一個導(dǎo)出的時候就可以進(jìn)行成功了。這個時候你分配的方法就是應(yīng)該改為分配的，這種方法我們還有就是分配到組，比如說銷售經(jīng)理組和銷售代表組，這兩個組的所有成員都是可以操作這個報價單的單據(jù)的。